Пока бумага надёжнее

О небольшой экскурсии, которую провели для меня сотрудники новосибирского областного архива, о том, как они могут помочь в составлении генеалогического дерева и что думают о переходе на «цифру»

В государственном архиве Новосибирской области содержится более 2,5 млн единиц хранения на бумажной основе. Единицы хранения – это архивные дела, объём которых может достигать 250-ти страниц. Из дореволюционных материалов особую историческую ценность представляют метрические книги, достаточно большой фонд посвящён Новониколаевской городской думе, есть много материалов советского периода.

У каждого госархива есть источники комплектования. Источники комплектования – это организации, которые передают свои документы на хранение в архив. Например, каждое министерство, государственные учреждения и даже сам архив – это источники комплектования. Не только организации, но и отдельные люди могут передавать свои документы на хранение. Например, из документов личного происхождения формируются фонды, в которых содержатся биографические сведения, фото и видео выдающихся людей Новосибирской области. Источники комплектования и документы в архив попадают после прохождения экспертно-проверочной комиссии.

Есть в архиве и документы с грифом секретности. Их сохраняют в тайне 75 лет. Важно отметить, что «секретит» документы не сам архив, а организация, предоставившая их. Например, оборонный завод передаёт свои документы на хранение, значит он становится источником комплектования. Если предприятие накладывает на часть своих документов гриф секретности, то такие документы хранятся в отдельном помещении –хранилище специальной документации. Спустя 75 лет специальная комиссия принимает решение: рассекретить документы или продолжить хранение в категории секретности.

В новосибирском госархиве хранится более 20 уникальных документов. К уникальным документам относятся те, что не имеют подобных по содержащейся информации и/или внешним признакам. Это, например, метрическая запись о бракосочетании Федора Михайловича Достоевского или карта затопления Обского водохранилища. С некоторыми уникальными архивными документами можно ознакомиться на сайте.

Восстановление, хранение и безопасность

Для повреждённых документов в архиве регулярно проводится реставрация. Мелкая реставрация – это когда специалисты нумеруют, подшивают и/или подклеивают. Но если утрачена целостность листа, то проводится глубокая реставрация. Для восстановления недостающих участков готовится бумажная масса, которая заливается с помощью специального оборудования – листодоливочной машины. Восстановлением документов занимаются семь художников-реставраторов.

Для того чтобы сохранить качество бумажных носителей, должны быть созданы подходящие условия. В хранилищах необходимо соблюдать температурный режим: от +17 до +19 градусов. При этом влажность не должна превышать 50%. В подвалах стоят установки, которые регулируют влажность, повышают или понижают температуру. В архиве функционируют системы вентиляции и кондиционирования. В учреждении есть системы передвижных мобильных стеллажей, которые экономят пространство хранилищ. Электронные документы новосибирского госархива находятся в Центре обработки данных (ЦОД). Центр организует надёжное пространство для хранения цифровых документов.

Особая безопасность обеспечена для документов с грифом секретности. Для них предусмотрено отдельное помещение – хранилище специальной документации – с сигнализацией и видеонаблюдением. В таком хранилище нельзя пользоваться мобильным телефоном, а компьютеры сотрудников не имеют выхода в Интернет. Для секретных документов гарантируется стопроцентная сохранность: помимо бумажного варианта, создаются электронные и микрофильмирующий дубли. Микрофильмирующий дубль – это, проще говоря, плёнка, на которую перенесена копия, уменьшенная в десятки раз. Для просмотра микрофильмированного документа используется читальный аппарат, он проецирует изображение в размере оригинала или в увеличенном масштабе.

 Генеалогическое дерево и метрические книги

С помощью архивных документов желающие могут заниматься генеалогическими исследованиями. Есть два способа: первый – тематический запрос (услуга платная), второй – изучение документов в читальном зале. В тематическом запросе нужно указать сведения о родственнике: ФИО, место рождения и смерти, образование, род деятельности и другую известную вам информацию, которая поможет поиску. Прежде чем обращаться в архив, поговорите со всеми родственниками и соберите как можно больше фактов, чтобы предоставить больше данных для поиска. Архив ответит на ваш запрос. Если вы хотите самостоятельно изучать документы в читальном зале, то требуется предварительная запись. В архиве постоянно проходят исследовательские работы, поэтому читальный зал загружен: запись на три месяца вперёд. Важно отметить, что в новосибирском госархиве можно найти родственников, живших в Новосибирской области.

В мультимедийном архиве Новосибирской области есть карта с действующими или уже не существующими церквями. Если кликнуть на церковь, то откроется карточка с краткой исторической справкой и наличием метрических книг. Метрическая книга – это церковная книга, в которой регистрировали рождения, крещения, браки и смерти – в общем, это как ЗАГС прошлого. По такой карте вы можете самостоятельно заниматься генеалогическими исследованиями. Доступ к метрическим книгам платный.

 Возможен ли переход на «цифру»?

Во время интервью с работниками новосибирского госархива у меня возник вопрос: «Почему в век современных технологий архивы отдают предпочтение бумажным документам? Наверное, удобнее было бы полностью перейти на электронные варианты…» Заместитель директора новосибирского госархива Алексей Чистотин считает, что в ближайшем будущем переход на «цифру» – невозможен:

– В том году было двадцать лет, как мы переходим на безбумажный документооборот. И только персонифицированный учёт перешёл на «безбумагу». Мы продолжаем верить, что сохранность может обеспечить лишь бумажный вариант. Электронный документ тяжелее хранить, чем бумажный. Сервер так же, как и хранилище, должен находиться в особом температурном режиме. Температура должна быть ниже 16 градусов. Если говорить о документах, которые хранятся на дисках: DVD-диск может храниться 3-4 года; M-DISC может храниться 100 лет, но у него высокий ценник. Пока бумага надёжнее. За сколько уже веков она нас не подвела?

Тая Дугина

Фото предоставил директор государственного архива Новосибирской области Дмитрий Симонов