Оформление командировок и отпусков

Порядок оформления командировок

№ Шаги Примечание
1 Составить служебную записку о направлении в командировку.
К ней приложить:

  • основание для направления в командировку (приглашение),
  • предварительную смету расходов (подписывается у распорядителя средств, из бюджета которого планируется направление в командировку).
  • К приглашению на иностранном языке прикладывается построчный перевод с подписью переводчика.
  • Предварительная смета расходов не является основанием для выдачи аванса бухгалтерией.
  • Распорядителем средств может быть проректор, директор института НГУ, декан факультета, руководитель проекта, заведующий лабораторией и другое должностное лицо, назначенное в установленном порядке.
2 Если сотрудник направляется в командировку по нескольким занимаемым в НГУ должностям, то необходимо:

  • согласовать служебную записку о направлении работника в командировку с руководителями подразделений по другим занимаемым в НГУ должностям.

Если сотрудник направляется в командировку по одной из занимаемых в НГУ должностей, то необходимо:

  • написать заявление на предоставление отпуска (ежегодного или без сохранения заработной платы) по остальным занимаемым в НГУ должностям в установленном формате,
  • согласовать заявление с непосредственным руководителем по занимаемой должности.
3 Передать служебную записку с приложениями и дополнительными документами (приглашение, перевод приглашения, предварительная смета расходов, заявление на отпуск и прочее) в управление кадров.
4
  • В управлении кадров подписать приказ о направлении в командировку.
  • Оформить в бухгалтерии заявление на получение аванса (в кассе или на карту).
 Для заказа авиабилетов и бронирования гостиницы через НГУ все данные о рейсах, гостинице, скан паспорта, контактные телефоны выслать на эл. адрес gap@admin.nsu.ru

 

После возвращения из командировки

1. В течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию (каб. 512 нового административного корпуса) отчетные документы по командировке:

  • Проездные документы: билеты или маршрутная квитанция электронного билета, посадочные талоны и выписка из банка с печатью банка/кассовый чек, билеты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
  • Документы за проживание: 1) подтверждающие факт проживания (счет из места проживания/договор аренды жилого помещения). В случае бронирования и оплаты отеля через электронные сервисы при отказе отеля выставить счет, необходимо предоставить оригинал письма-подтверждения, оформленного на фирменном бланке отеля, с подтверждением пребывания сотрудника на время командировки. 2) подтверждающие оплату проживания(кассовый чек/бланк строгой отчетности/чек платежного терминала/выписка из банка/расписка хозяина жилья при аренде жилья у физ.лица).
    Важно: Предоставляются оба типа документов: подтверждающие проживание и оплату.
    Важно: Если счет содержит информацию об организации командированного сотрудника или организации, через которую было сделано бронирование, то этой организацией может быть только НГУ или данная строчка должна остаться незаполненной. В противном случае расходы на проживание по данному счету возмещены не будут.
  • Заграничный паспорт – в случае зарубежной поездки.
  • Документы, подтверждающие оплату визы, консульского сбора: договор, акт, кассовый чек/ выписка из банка.
  • Документы, подтверждающие оплату медицинской страховки в случае заграничной поездки: квитанция / выписка из банка / кассовый чек и полис.
  • Сертификат, диплом или другие документы подтверждающие участие.
  • Документы, подтверждающие оплату организационного взноса (участие в семинарах, конференция и др. мероприятиях):
    1) Командировки по территории РФ. Договор с перечнем оказываемых услуг, заключенный между организатором мероприятия и НГУ (оформленный через систему «»СЭД-закупки»), акт выполненных работ, кассовый чек/бланк строгой отчетности/выписка из банка, оригинал счета на оплату. Оплата возможна только после подписания договора.
    2) Зарубежная командировка. Счет, чек/выписка из банка или квитанция об оплате от организаторов, заверенная подписью, штампом или печатью.
    2. Все командировочные расходы должны подтверждаться оригиналами документов. Расходы по командировке сотрудник должен осуществлять самостоятельно (с собственной карты, счета и т.п.)

3. Отчетные документы на иностранном языке должны быть построчно переведены на русский язык. Перевод каждого документа оформляется на отдельном листе формата А4.

Служебная записка о направлении в командировку
Приказ о введении в действие порядка командирования работников
Приложение 1. Полное описание порядка
Приложение 2. Форма служебной записки и предварительной сметы
Памятка для отчета за командировку. Версия для печати
Заявление на отпуск